Debemos tener presente que un buen control de inventarios es fundamental para minimizar los costos e incrementar las utilidades. Si una empresa logra alcanzar y mantener un nivel óptimo de inventarios se reducirán los costos de almacenamiento y transporte al mínimo.

¿Cuándo se alcanza un óptimo nivel de inventarios?

El punto “óptimo” se logra cuando no hay un exceso de productos que nos eleven los costos de almacenamiento, pero tampoco corremos riesgo de perder venta por falta de existencias.

El cálculo de un nivel adecuado puede ser tan complejo como realizar “regresiones cuantílicas” o tan sencillo como utilizar conceptos y matemáticas básicas que nos darán bastante certeza de una estimación, sin necesidad de invertir demasiado tiempo en el análisis.

Los cuatro indicadores que debemos tomar en cuenta y serán de mucha utilidad para calcular nuestro nivel óptimo de inventario son:

1. Nivel de ventas

Para empezar es necesario tomar en cuenta los registros, no sólo las existencias; es decir, la rotación mensual o semanal de cada producto. Recuerda que las salidas de almacén de los artículos dependen principalmente de la venta, pero también de productos que utilizamos para muestra, degustación u obsequios. Todas las salidas deben ser registradas para contar con información real.

2. Periodo de producción del artículo o plazo de entrega del proveedor

Después de identificar cuánto producto se vende o consume en un tiempo determinado, considera el tiempo que tarda el proveedor en resurtir el producto o, si eres productor, el tiempo que toma una orden de producción en estar lista (ya sumándole el mayor de los tiempos de entrega de cada uno de los insumos).

De este modo, podrás estimar cuál es la cantidad mínima que debes tener de cada artículo en el almacén para surtir los pedidos de tus clientes, mientras produces o compras más mercancía.

3. Estacionalidad

Si tus ventas tienen una estacionalidad marcada será importante que consideres que el inventario mínimo podrá variar de un mes a otro. Este dato te ayudará a prever tus compras con la anticipación necesaria.

4. Inventario de seguridad

Por último, aplica un margen de seguridad para evitar la venta perdida por desabasto. Ese margen de seguridad puede ser distinto para cada producto, dependiendo del crecimiento que esperes en tus ventas, la confiabilidad de tu proveedor, la facilidad para sustituir el producto o conseguirlo de algún otro modo distinto al habitual, las tendencias del mercado, etc.

Puedes empezar con un margen de seguridad conservador y ajustarlo conforme tengas mayor información que te permita hacer proyecciones de ventas más acertadas.

Cuida que los cálculos que realices no sean muy complicados, al grado que la inversión de tiempo sobrepase los beneficios de una mayor precisión. Recuerda que lo más importante es contar con información confiable y certera que aporte valor a tu negocio.