Un inventario cíclico es un conteo que se realiza periódicamente para verificar que los productos están en el lugar y las cantidades correctas. El tener esta certeza resulta crítica al momento de realizar el picking, ya que te asegurará el surtido completo de tus pedidos en el tiempo adecuado.

Estos consejos se ayudarán a realizar inventarios cíclicos efectivos y facilitar el control de tu almacén:

Clasifica tus productos

Según el valor en pesos y la rotación del producto, clasifícalos por orden de importancia en A, B o C. Puedes combinar ambos factores para determinar su valor en pesos por periodo, es decir, un artículo de alto valor que rota poco puede ser tan importante como uno más económico con alto movimiento.

Para hacer esto, multiplica su valor por su desplazamiento promedio y ordena el resultado de mayor a menor. Ahora realiza un análisis de Pareto seleccionando los artículos que aportan en conjunto el 80% del valor total y que por lo general conformarán alrededor del 15% o 20% de los artículos. Estos serán la clase A.

El siguiente 15% del valor serán los productos clase B, que corresponderán al 30% de los artículos aproximadamente. El resto (cerca de la mitad de los artículos) será la clase C, que aporta el 5% del valor.

Diseña un layout de almacén adecuado

Hay varios factores que debes tomar en cuenta para diseñar correctamente la distribución de tu almacén:

  • Cuál es la mejor posición de tus zonas de carga y descarga
  • Cómo es el flujo de materiales (si es en U, en línea recta, en T, etc.)
  • Tiempo de recorrido promedio
  • Volumen de los productos y volumen disponible en anaqueles

Es indispensable definir dónde estarán tus productos de alta y baja rotación, dónde se realizará la recepción de la mercancía, la preparación y empaque de los pedidos, etc. Cada zona y ubicación específica deberá de estar claramente identificada y debe ser conocida por todo el personal. Puedes utilizar códigos de colores u otros métodos que faciliten la identificación.

También puedes almacenar varios artículos distintos en una misma ubicación, procurando que pertenezcan a la misma clase A, B, o C, y a categorías similares preferentemente.

Ten siempre presente que el objetivo del diseño debe ser minimizar la manipulación de los artículos, mantener un acceso fácil a todos los productos, especialmente los de mayor rotación y aprovechar al máximo el espacio.

Establece un plan de inventarios cíclicos

Decide con qué frecuencia vas a realizar los inventarios para cada clase de artículos. Esto dependerá de varios factores: el tiempo que le lleva al responsable del almacén hacer el inventario de cada ubicación, la disponibilidad del personal, cuál es el porcentaje actual de pérdidas en almacén (en unidades y dinero) para las clases A, B y C, etc.

Habiendo definido esto, calcula el total de conteos a realizar en cierto tiempo para que puedas distribuir las cargas de trabajo a lo largo de cada periodo.

En el ejemplo siguiente, se calculan los conteos a realizar cada mes para asegurar que se cumpla con la frecuencia establecida para cada clase de artículos. El resultado indica que deben realizarse alrededor de 20 conteos al día, de los cuales 6 serán en ubicaciones de artículos de clase A, 5 de clase B y 9 de clase C.

Clase de Artículo

 Cantidad de ubicaciones Frecuencia de conteo Conteos a realizar por mes Días hábiles promedio por mes Conteos a realizar por día

A

 127 Mensual 127 23 6

B

 235 Bimestral 118 23

5
C 628 Trimestral 210 23

9

990 455 23

20

Establece protocolos de acción

Define y comunica a todos los empleados de almacén el proceso para manejar tanto los faltantes como los sobrantes que pudieran encontrarse durante la ejecución de los inventarios cíclicos. Estos se registrarán para identificar fácilmente los artículos que falten en una ubicación y sobren en otra y así poder reubicarlos correctamente.

Es importante que estos sean conteos ciegos, es decir, que el personal que realiza el conteo no tenga en ese momento las existencias teóricas de la ubicación porque podrían afectar la minuciosidad con la que lo ejecutan. De este modo el resultado del conteo será mucho más confiable.