El trabajo desde casa o «home office» puede traer grandes beneficios a tu empresa y todo el personal. Algunas de las ventajas son: la mejora del clima laboral y de la productividad, así como la reducción del tráfico en las zonas aledañas a la oficina y la disminución general del estrés. En este artículo te compartimos importantes consejos del experto en administración y gestión de proyectos de Next Cloud, Hugo Marquez, para que aproveches todas las oportunidades que te brinda esta modalidad que ha cobrado relevancia en los últimos meses.
1. Trabajo desde casa, no vacaciones
Es necesario tener claro que los colaboradores no se encuentran de descanso. Si quieres dar el salto a la operación vía remota/lejana, debes considerar esta idea en todo momento.
2. Desmitifica el home office
Algunos de los mitos negativos más frecuentes son:
- El líder del área o de los proyectos debe asegurarse en todo momento que el colaborador realmente esté en casa trabajando.
- El personal que trabaja desde casa debe estar disponible 24/7 para dar soporte a las necesidades.
- La distancia genera un impacto en el clima laboral debido a la falta de contacto y comunicación.
¿Cómo podemos hacer frente a estas creencias sobre el home office? Primero, debes definir objetivos claros y ordenarlos por prioridad y fechas de entrega (humanamente alcanzables). Recuerda que debe existir confianza y total transparencia entre el solicitante de las tareas y el responsable de llevarlas a cabo para que el trabajo en equipo sea óptimo. Como consejo, puedes usar un tablero Kanban para tener mejor control de todas las áreas y estar al tanto de los avances o tareas rezagadas.
Por otro lado, debes llegar a un acuerdo sobre los tiempos de trabajo, respetar las agendas programadas y preguntar antes de disponer del tiempo del resto del equipo. Google Calendar es una de las herramientas que te pueden ayudar a compartir tu calendario con todos los compañeros y cumplir con los puntos antes mencionados.
Finalmente, las videoconferencias pueden contribuir a mantener un clima laboral más cálido, empático y relajado. Además, puedes buscar un canal de comunicación que integre a todos los miembros de tu equipo y a la vez genere privacidad. La alternativa que Hugo Marquez recomienda para contar con un chat unificado que crezca a la par de las nuevas tendencias tecnológicas es SLACK.
3. Tips para alcanzar objetivos haciendo trabajo remoto
- Espacio de trabajo:
Nuestro experto te recomienda usar una silla cómoda, una mesa firme y de buena altura, así como evitar realizar la jornada laboral dentro de tu dormitorio. También es importante, antes de iniciar el día, tener tus herramientas listas (Internet, libreta, audífonos, etc.). Para amenizar, puedes reproducir tu música favorita, pero evita los videos. No olvides buscar un espacio silencioso para tus conferencias, recuerda que la comunicación debe ser efectiva de ida y vuelta.
- Uso del tiempo:
Hazles saber a las personas con las que vives en casa que te encuentras trabajando y que deben respetar ese tiempo. Es preferible que prepares con anticipación tus alimentos y botanas a consumir durante el día. Destina y respeta tus horarios (inicio y fin del día, hora de comida y asiste puntualmente a tus reuniones). Antes de comenzar a trabajar, dedica unos minutos para despejar tu mente y enfocar tu energía.
- Herramientas de trabajo remoto:
Para agilizar y complementar el trabajo desde casa utiliza las siguientes herramientas:
- Google (G-suite) para trabajar en conjunto y en tiempo real en procesador de texto (word), hojas de cálculo (excel) y presentaciones (power point).
- InVision es una herramienta que permite colaborar a equipos de diseño.
- Zoom es una herramienta muy conocida para realizar conferencias grupales con opciones de presentadores y grabaciones de contenido.
- Jira Cloud te servirá para llevar la gestión de proyectos de forma ágil y darle seguimiento a mesas de ayuda internas o públicas.
- Spark Mail te ayudará a gestionar correos entre equipos, delegar, posponer, programar, etc.
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