Lograr que una pyme despegue y comience a generar grandes volúmenes de utilidad es un proceso que para algunos emprendedores puede ser largo, mientras que para otros resulta mucho más corto y fácil. ¿Qué tienen en común las empresas que logran rápidamente el éxito financiero? Básicamente, que poseen un gran control en el flujo de gastos y ganancias de su empresa, lo que han analizado, estudiado y estructurado con un presupuesto anual.

Toda pyme debiera contar con un presupuesto elaborado desde comienzos de año, el cual considerará no sólo los gastos generales de la empresa, sino que además una proyección de ventas que permita estimar la utilidad en ganancias brutas y netas.

La mejor forma de armar un presupuesto

  1. Control de ingresos y egresos

Un presupuesto debe tener un detalle que incluya en la proyección de ingresos un estimado de ventas. Para lograr esto, es preciso conocer el mercado en el que estás inserto. Es bueno también incluir otro tipo de ganancias si éstas aplican, tales como donaciones, devoluciones de impuestos, subsidios gubernamentales, etc.

En cuanto a egresos, es necesario ser más preciso. En este rubro deben estar incluidos los gastos que hará la pyme en cuanto a compra de materiales, pago de salarios, de seguros, de cuotas bancarias (o de otros prestadores), impuestos, y considerar además un fondo especial para cubrir imprevistos.

  1. Flexibilidad

La regla de oro a la hora de sacar cuentas para un presupuesto es ponerse en el peor escenario posible. Esto quiere decir que no sólo debes basarte en tus gastos históricos para proyectar el año, sino que pensar que cada mes podría ocurrir un imprevisto. Incluye por lo tanto gastos fijos (flujos de dinero que no cambiarán), variables (flujos de dinero que podrían cambiar según factores internos y externos) y opcionales. En este último, hay incluso cabida para experimentar, ya que tendrás considerado un monto de dinero “innecesario” que podría permitirte incluso adelantar pagos o intentar con nuevas inversiones.

  1. Planificar, coordinar y comunicar

Cuando tienes una pyme, por lo general no trabajas solo. Es fundamental que la elaboración del presupuesto incluya a todo el equipo de trabajo, de modo que juntos puedan planificar qué esperan en el futuro, coordinar ideas, motivarse a llevar a cabo el plan y lograr resultados.

La comunicación de objetivos es vital en una organización, incluyendo tanto a los niveles más altos en la pyme, como a los más bajos.

  1. Llegar a diciembre sin desviarse del presupuesto

Ya con el presupuesto armado, tienes la mitad del trabajo hecho, pero ¿y la ejecución? Hay algunas acciones que puedes llevar a cabo para evitar salirte de la planificación, o en el peor de los casos, volver a entrar a ella y reordenar tus gastos:

  • Corrige los malos cálculos

Si estás en los primeros meses del año y ya notas que el flujo de utilidades y gastos no se ajusta la proyección que tenías, puede que hayas hecho malos cálculos. Esto ocurre mucho a quienes abusan de la información de gastos histórica de la empresa, ya que el mercado varía con mucha rapidez y, lo que funcionaba el año pasado, no es seguro que funcione ahora. Nunca es tarde para hacer un nuevo análisis y una nueva proyección.

  • Cuida en quién pones la responsabilidad

La tarea de cumplir los objetivos del presupuesto anual no sólo recae en el gerente o el encargado de finanzas. Debes poner especial atención a cómo cada miembro de la organización se hace responsable de ajustarse a esas directrices, implementando de cuando en cuando fiscalizaciones tanto de directivos como de empleados.

  • No busques resultados inalcanzables

Es fácil salirse del presupuesto si se han establecido resultados inviables. Soñar es válido, pero en ocasiones es necesario ajustarse a la realidad de la empresa y preguntarse en qué términos se encuentra, junto con definir lo máximo que se puede esperar de ella. Correcciones y recortes de presupuesto pueden acercarte un poco a tu meta. Sin embargo, intenta siempre tener objetivos realistas desde el primer mes del año.

Para concluir, está claro que microempresario debe planificar un presupuesto anual para mejorar las proyecciones del negocio, pero igual de importante es intentar seguirlo al pie de la letra para obtener los resultados deseados.