Hace 20 años, quien fuera fundador y director general de El Economista adquirió Zacatecas en Imagen y en pocos años lo convirtió en el periódico más leído de la entidad, además de ser uno de los pioneros del periodismo en internet. Hoy, Grupo Editorial Zacatecas concentra la mayor parte del tiraje y se consolida como líder en el estado.

A lo largo de estas dos décadas, la empresa se ha ido transformando de manera constante, realizando importantes inversiones para modernizar los equipos, la preprensa y la rotativa. Se fundó con la visión de llegar a todos los municipios del estado y la ha conseguido, a través del periódico Imagen y más recientemente El Centinela del Pueblo y la revista de sociales G&E. Producen además todo tipo de impresos comerciales y otras publicaciones.

Este marcado crecimiento, que ahora demanda la labor de más de 100 colaboradores, requiere una excelente organización y manejo de datos para la planeación y ejecución simultánea de varios programas distintos, sobre todo en una industria donde el tiempo siempre apremia.

Uno de los principales retos ha sido la coordinación del personal de las áreas de Ventas y Administración, ya que la gran cantidad de proyectos con clientes distintos requiere una gestión muy eficiente para, por un lado, cumplir cabalmente con las publicaciones solicitadas por los clientes y por el otro realizar los cortes mensuales y la cobranza de manera efectiva.

Con más de 50 contratos gestionados por 8 vendedores y un supervisor, el control se había mantenido gracias al talento de la gente más que a las herramientas disponibles, ya que la inversión en nuevas tecnologías se había centrado siempre en el área editorial. Ahora había llegado el momento de mejorar la administración.

Se observó que se requería mayor vinculación entre las diferentes áreas del negocio para poder reorientar el trabajo a cuestiones más estratégicas: la gestión de inventarios se llevaba en un sistema, la contabilidad en hojas de cálculo, el seguimiento a clientes en una pizarra en la pared. La contabilidad se podía ver con dos meses de retraso, y quienes debían tomar decisiones no podían saber cuál era el ingreso que reportaba cada producto, ni a cuánto ascendían los gastos de cada uno. Había que esperar días para integrar la información.

La empresa tomó entonces la decisión de implementar Next Cloud para controlar toda su operación. “Al principio les costó trabajo, seguían imprimiendo todo como lo hacíamos antes”, comenta Luz Ma. Hernández, Directora de Operaciones de Grupo Editorial Zacatecas. “Ahora con un par de clics ya puedes ver cuántos pedidos tiene un cliente, si ya están facturados, si ya se cobraron, ver [en la bitácora] quién realizó cambios”.

Para lograr el cambio cultural, literalmente debieron desinstalar los sistemas y aplicaciones anteriores: “Le hablaban al consultor todo el tiempo, pero ahora ya han aprendido a usarlo”.

Considerando los retos que tiene el Grupo para seguir creciendo e incorporar más productos y canales de comunicación, la optimización de tiempos e información se hace cada vez más necesaria. “Ahora todo son las redes, hay canales que antes no imaginábamos, y el tener todo en la nube es genial. Al principio no le dimos tanta importancia, pero ahora vemos que es mucho más fácil para los vendedores porque desde cualquier lugar pueden registrar su información, ya no tienen que pedir apoyo ni retrabajar”.

A raíz de esta experiencia, Luz Ma. Hernández recomienda buscar un sistema que permita integrar y unificar todo, confiable, de fácil acceso, que facilite identificar errores si los hay, porque “nadie te los va a decir; arrastrar el lápiz y usar hojas de cálculo ya no te lleva a ningún lado”.

Adicionalmente, reconoce como un beneficio la adaptación del ERP: “Nuestra operación es muy atípica, no era fácil encontrar un sistema porque no es el mismo proceso que para vender zapatos, yo me pregunto cómo harán otras empresas del ramo”.

Así que, estando a la vanguardia tecnológica con equipos de clase internacional en el área editorial, y ahora con un sistema flexible y potente para facilitar su administración, sin duda, Grupo Editorial Zacatecas seguirá dando mucho de qué hablar.