Si deseas tener un mayor control en la cadena de suministros, deberás optar por emitir una orden de compra. Todo con la finalidad de mejorar la gestión en los procesos de compra en tu empresa.

Pero ¿qué es una orden de compra?

Es un documento donde se acredita la relación comercial que existe entre el cliente (comprador) y el proveedor (vendedor) con el objetivo de ayudar en el proceso de compra de tu compañía. Suele especificar: precios, términos de pago, cantidad, entre otros campos que veremos a continuación. 

¿Qué debe contener?

La orden de compra debe contener los elementos suficientes para que la información de determinada negociación quede clara para el cliente y el proveedor. Por tanto, estos son los campos que debe tener:

  • Lugar y fecha de emisión del pedido.
  • Datos del cliente (razón social, identificación, datos de contacto).
  • Datos del proveedor (razón social, identificación, datos de contacto).
  • Código único que la identifica.
  • Descripción y cantidad de los artículos solicitados.
  • Valor unitario y total de los artículos solicitados.
  • Valor de descuentos (si existen) e impuestos.
  • Valor total de la orden de compra generado.
  • Días de entrega.
  • Plazo de pago.

Además, te recomendamos dejar un campo para observaciones adicionales, por ejemplo, un lugar de entrega diferente al habitual, una marca específica de los productos solicitados, una sugerencia logística, entre otros.

¿Por qué generar una orden de compra?

Al generarla, el cliente formaliza la compra y especifica lo que requiere para su negocio. Asimismo, se origina un historial de pedidos e información que puede ser útil para otros procesos, como control de inventarios o revisión de costos.  Por tanto, se agilizan los procesos de generación y abastecimiento de las órdenes de compra. 

Aquí te damos algunos tips para mejorar su gestión: 

  • Deberás enumerar cada orden, así podrás tener un mejor control.
  • Asegúrate de confirmar la recepción del documento por parte del proveedor y llevar un registro.
  • Antes de enviar el documento, la información que contiene debe estar sujeta a validación. 
  • La orden de compra sirve para autorizar al proveedor a entregar la factura correspondiente de lo que adquiriste. Sin embargo, ambos documentos deben coincidir con relación a un número o registro de control. 

Recuerda que la emisión de este documento te ayudará a ahorrar tiempo, dinero, disminuir posibles errores y lograr una mejor comunicación entre las distintas áreas de tu compañía.