Todo lo que querías saber de Contabilidad y temías preguntar

¿Por qué se necesitan los contadores? Bueno, principalmente, porque lo único que conocemos muchos de nosotros sobre los impuestos es que si no los pagamos nos metemos en problemas… y pagarlos también puede ser un problema si no sabemos cómo calcularlos, así que ahí está nuestro héroe el contador para presentar puntualmente nuestras declaraciones y librarnos de todo mal.

Solemos ver a los contadores como si poseyeran el secreto del arca y evitamos preguntarles porque no queremos sentirnos abrumados por tanto conocimiento, así que mejor los dejamos “hacer lo suyo” y ya: analizar e interpretar los estados financieros, asegurar el cumplimiento de nuestras obligaciones fiscales, indicarnos la mejor práctica para registrar movimientos y operaciones, etc.

Lo cierto es que el contador debe ser también un asesor de nuestro negocio, analizar si las estrategias que estamos siguiendo están dando resultado, ayudarnos a tomar las mejores decisiones, en fin, evaluar si la empresa está siguiendo el camino correcto y detectar riesgos y oportunidades.

Pero esto no significa que el resto de nosotros, los comunes, no podamos sacar algún provecho de la contabilidad, sólo es cuestión de entender algunos conceptos básicos:

Las cuentas se dividen en los siguientes tipos:

Activo: Es todo lo que tiene tu empresa: Dinero en bancos, cuentas por cobrar a tus clientes, IVA pagado en tus compras que puedes acreditar ante Hacienda, y por supuesto todos los activos fijos como vehículos, equipo y mobiliario. En general, a todo lo que no es activo fijo se le llama “circulante”, porque se mueve rápidamente.
Pasivo: Es todo lo que debe tu empresa: Cuentas por pagar a tus proveedores, IVA que cobraste a tus clientes y debes a Hacienda, y pasivos a largo plazo como hipotecas por pagar.
Capital (Patrimonio): Es todo lo que aportaron los socios más las utilidades (o pérdidas) de periodos anteriores.
Resultados: Estas son las más interesantes, se dividen básicamente en 3 bloques: Ingresos por Ventas, Costo de Ventas y Gastos. Si a los ingresos le restas los otros dos, tienes tu utilidad neta.
Orden: Son para registrar ingresos o egresos que pudieran suceder pero que no han sucedido (esas por lo pronto déjaselas al contador)

Ahora que conocemos qué significa cada tipo de cuenta, veamos para qué nos puede servir esto:

Calcula tu liquidez. Divide el activo circulante (lo que tienes o puedes hacer efectivo a corto plazo) entre el pasivo circulante (lo que tienes que pagar en el futuro cercano); el resultado indicará tu liquidez o capacidad de pago. Si es menor a 1… es momento de replantear tu estrategia y evaluar opciones para pagar a tus proveedores; si es mayor a 2, tal vez requieras un asesor financiero para invertir tu exceso de liquidez.

Margen: Divide la utilidad neta entre tus Ingresos por Ventas para obtener tu margen de utilidad

Rendimiento sobre la inversión neta. Divide tu utilidad neta entre el capital contable. Este valor te dará el rendimiento que han tenido los socios por su inversión.

Rotación de cuentas por cobrar: Divide tus Ingresos por Ventas entre el promedio de tus Cuentas por cobrar para saber qué tan eficiente es tu cobranza. Entre más veces se cubran las cuentas por cobrar en el periodo, mejor.

Rotación de inventarios: Divide tu Costo de Ventas (cuenta de resultados) entre el valor de tus inventarios (cuenta de activo), para saber cuántas veces la inversión en mercancía es vendida en un periodo. Entre más alto, mejor. Si el valor es muy bajo, significa que tienes una gran cantidad de inventario ocioso y necesitas desplazarlo cuanto antes.

Como estos, hay un gran número de indicadores y todos nos aportarán información valiosa, pero podemos empezar por los más básicos mientras le vamos perdiendo el miedo a los reportes contables.

Por último, para empezar a entender el lenguaje de los contadores cuando te dicen algo como “Voy a abonar a Inventarios con cargo a No Deducibles” (¿?), tengamos en cuenta lo siguiente:

Para efectos prácticos, el Debe y el Haber sólo son el título de dos columnas, a la izquierda y a la derecha de una cuenta, respectivamente.
Cuando se registra una operación en el Debe (izquierda), se llama Cargo y en el Haber (derecha) es Abono, es decir que “abono a Inventarios” significa registrar un movimiento del lado derecho de la cuenta de Inventarios (en el Haber). Así de simple.

Y para saber de qué lado registrar cada operación, la regla es la siguiente: Las cuentas de activo y de resultados negativos suman por el debe y restan por el haber.

Ahora, mencionamos que la cuenta de Inventarios es una cuenta de Activo, y por lo tanto cuando sumamos a esa cuenta –o sea, se incrementan los inventarios- el registro se hace en el debe (cargo, lado izquierdo), por ejemplo, cuando compramos:

En el ejemplo anterior, por el contrario, vamos a abonar a esa cuenta, luego significa que nuestro inventario se redujo. Si vamos a cargar a No Deducibles (que es un gasto, o sea, un resultado negativo), indica seguramente que tuvimos pérdida o robo de mercancía.