Nos esforzamos por atender a nuestros clientes, darles soluciones, entregar a tiempo, en fin, buscamos ser los mejores proveedores, pero se nos olvida cobrar en tiempo y forma. ¿Cómo llevar una correcta administración de nuestra cartera?
Todos los negocios tienen como finalidad generar utilidades (incluso las organizaciones filantrópicas), y para ello es necesario tener visión y disciplina. Ninguna empresa podría sobrevivir sin ingresos recurrentes y un buen control de los flujos de efectivo, pero en ocasiones, en nuestro afán de servir a los clientes, olvidamos ser claros con ellos en cuanto a los términos de pago se refiere. Aquí te ofrecemos algunas sugerencias para mantener sana tu cartera y mantener tu negocio funcionando como maquinaria de reloj.
Lo primero es identificar los términos y condiciones que ofrecerás a tus clientes, en cuanto a precios y plazos de crédito. Cuida que el plazo que das a tus clientes no sea mucho mayor al que te dan tus proveedores o tarde o temprano acabarás sin dinero para seguir operando. Asimismo, los descuentos por pronto pago pueden ser una buena opción para incentivar a tus clientes a pagar a tiempo y a ti te permitirán tener más certeza de cuándo podrás contar con los recursos necesarios para invertir en ciertos proyectos o comprar volúmenes más altos de mercancía a mejor precio.
Evalúa los riesgos antes de otorgar crédito. Verifica las referencias de tus clientes y empieza con límites y plazos pequeños. La opción de incrementar su plazo en un futuro cercano también será un aliciente para cumplir con las fechas de pago.
Asegura que al entregar el producto o servicio cuentes con un soporte documental donde el cliente lo acepte y reconozca su saldo pendiente. Envíale de manera regular su estado de cuenta para confirmar que tenga presentes las fechas de pago establecidas, así evitarás contratiempos y fricciones con tu cliente.
Si una venta se cancela o el cliente devuelve mercancía, es importante que se documente debidamente el reingreso al almacén y se confirme con el cliente el monto total que se le reembolsará. Si tus políticas implican algún tipo de penalización, cargo por envío o los importes devueltos sólo pueden aplicarse a nuevas compras, debes de tener especial cuidado de que tu cliente conozca estas condiciones antes de comprar. Además es recomendable que todas las devoluciones y notas de crédito sean autorizadas por ti o un grupo reducido de personas en tu empresa, y que estas sean independientes del área de ventas.
Mantén un buen control de los anticipos recibidos, las notas de crédito aplicadas y por aplicar y las cuentas incobrables. Depura esta información periódicamente para que tus registros en cartera no se vuelvan viejos y recuerda considerar los impuestos en cada movimiento. Es muy conveniente que los registros contables se realicen al momento de la operación, para que al final del mes la contabilidad sirva para confirmar y verificar que todas las operaciones se realizaron correctamente, en lugar de forzar los datos para que todo “cuadre”.
Factura tus productos o servicios tan pronto sea posible. Esto cobra particular relevancia cuando tus flujos de crédito y cobranza tienen poca holgura. Dedica un tiempo diario a la gestión de la cobranza (mejor aún si cuentas con personal dedicado a ello) y recuerda que si todos los días vendes, todos los días debes cobrar. No acumules todas las tareas administrativas para fin de mes porque entonces estarás extendiendo los plazos a tus clientes mucho más de lo previsto y esto te restará liquidez.
Acepta diversos medios de pago: entre más fácil le resulte a tus clientes pagarte, más probable será que lo hagan a tiempo. Solo toma en cuenta que varios procesadores de pagos, especialmente los de tarjeta de crédito o débito, cobran una comisión por cada movimiento. A menudo encontrarás que te resulta mejor cubrir ese costo que recibir tu dinero más tarde.
Si vas a recurrir a alguna agencia de cobro, elígela con cuidado y asegura que tengan una buena reputación en su trato al cliente. A nadie le gusta sentirse amenazado o intimidado por un gangster disfrazado de auxiliar de cobranza. A fin de cuentas, la agencia representa a tu empresa y como tal deben mantener en todo momento el respeto a tu cliente.
Finalmente, debes analizar y evaluar periódicamente tus procesos de cobranza para poder implementar mejoras y actuar oportunamente en caso de imprevistos. Si utilizas algún sistema de control, te será más fácil detectar áreas de oportunidad y capitalizar los aprendizajes adquiridos.
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