Por Ariday Silman
Hace algunos años tuve la oportunidad de trabajar para una gran cadena de supermercados, debo reconocer que era mi primera experiencia con una empresa de esta magnitud, así que el funcionamiento, organización y control de todo el negocio me causaba total asombro.
Pero, había un tema que llamaba mi total atención, la logística de la cadena de abastecimiento y distribución. Siendo un negocio tan grande, se entiende que había sido planeado y estudiado meticulosamente, además de existir una gran inversión para minimizar los riesgos y los errores. Pero, ¿qué pasa con los productores locales o los pequeños proveedores?
En mi primer año conocía a un pequeño productor de dulces, recuerdo que eran gomitas enchiladas. Este proveedor entregaba a más de 20 tiendas de la cadena dentro de la zona centro de la República Mexicana, además de otras grandes cadenas y los pequeños comercios locales de su estado origen, Morelos.
Lo que me sorprendía de este proveedor eran sus protocolos de entrega, siempre puntuales, sin errores, producto de calidad, personal entrenado, cambios de mercancía sin inconvenientes. Para acabar pronto, jamás tuve que llamar para solicitar más producto, siempre lo tenía disponible y listo para el cliente final.
Un día tuve la oportunidad de conocer al director de esta “orquesta” y obviamente le pregunte, ¿cuál es el secreto de un sistema de distribución exitoso?, ¿cómo mantienes una cadena de abastecimiento y distribución tan eficiente?
Su respuesta fue la siguiente, “Como pequeños o medianos empresarios al iniciar queremos abarcar mucho para recuperar pronto nuestra inversión, sin embargo llega un punto donde no podemos cubrir la demanda y perdemos credibilidad. Por ello siempre seguí 5 simples consejos…”
- Establece una línea
Es decir, define tu visión del negocio para que tus colaboradores puedan desarrollar y fomentar estrategias que faciliten el alcanzar los resultados esperados.
- Estandariza los procesos
Asegúrate de registrar tus procesos y de capacitar a todo el personal que los lleva a cabo, así no importa quién ejecute, los pasos a seguir siempre serán los mismos y resultado también. Y lo más importante es que estandarizar te permitirá hacer un cálculo de cuánto tiempo requieres y cuántos recursos necesitas para completar la tarea.
- Define un plan
Una buena cadena de abastecimiento y distribución no requiere de grandes inversiones, lo que si se requiere es un plan. Eso implica llevar un buen control de los inventarios, de los almacenes, de los tiempos de entrega, los tiempos de rotación del producto, etc.
Al planificar podrás tener claridad de los costos, necesidades y probables riesgos, por lo que será más fácil pensar en estrategias de prevención, mejora y desarrollo.
- Comunica
Parece obvio y aunque debería ser simple, el mantener una comunicación fluida y eficaz entre todos los involucrados, no lo es. Sin embargo, es necesario que todos conozcan la cadena de suministros y distribución y las responsabilidades de cada uno.
La comunicación constante entre tu personal, los clientes y tus proveedores te permitirá alimentar tus estrategias, así como tener un amplio panorama de las necesidades de tus clientes y el funcionamiento de tu negocio. Si es necesario, implementa un sistema que facilite la constante comunicación y permita a todos los involucrados tener la información importante a la mano para la toma de decisiones.
- Sigue los números
Generalmente ponemos toda nuestra atención en los números que indican las ventas y olvidamos aquellos indicadores que son capaces de mostrarnos las fallas en los procesos o los que nos muestran las tendencias de los clientes.
No pierdas de vista el equilibrio que debe existir ente la oferta y la demanda de tu producto, es decir no produzcas más de lo que puedes repartir, esto te permitirá garantizar la disponibilidad de tu producto para el consumidor final.
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