La función principal de un WMS (Warehouse Management System) o Sistema de Administración de Almacenes es, además de controlar las existencias, establecer una secuencia óptima para hacer cada movimiento de mercancía, de modo que se reduzca tiempo y esfuerzo y mejores el nivel de servicio a tus clientes.

Un WMS debe permitirte administrar ciertas operaciones más complejas que el mero control de inventarios, como el manejo de ubicaciones dentro de los almacenes principales, entendiendo como ubicación a un espacio físico localizado en un sitio específico, por ejemplo “A12”, que podría leerse como: Pasillo A, Columna 1, Nivel 2.

Cada vez que recibes mercancía en tu almacén, debes registrar en qué ubicación la colocarás. Al tener ubicados todos nuestros artículos de este modo, el picking se simplifica notablemente, ya que el sistema será capaz de indicarnos qué ubicaciones debemos visitar para completar la lista de surtido y podremos hacer esto de manera ordenada, empezando por el pasillo A y tomando todos los artículos de la lista que estén ubicados ahí, luego el B, y así sucesivamente hasta completar el proceso. Con esto evitamos recorrer varias veces el mismo pasillo y reducimos tiempo.

Un consejo que puede resultarte útil es ubicar los productos de mayor rotación cerca de donde se lleva a cabo el paso posterior al picking –usualmente es el área de empacado- para reducir más el tiempo de recorrido de los “piqueadores”. Aunque puede parecerte obvio, muchos almacenes ubican su mercancía según el tipo de producto y esto implica mover cantidades considerables de mercancía a mayores distancias.

Al manejar ubicaciones dentro de un almacén podremos también identificar la mercancía proveniente de diferentes lotes, toda vez que cada lote deberá ocupar una o varias ubicaciones pero sin mezclarse nunca dos lotes en una misma ubicación. Así aseguraremos que estamos desplazando primero la mercancía de los lotes más antiguos, cuestión que cobra especial relevancia si manejamos productos perecederos.

wms_mujer_pickingOtra ventaja es que podremos realizar inventarios cíclicos, con una frecuencia distinta para cada tipo de artículo, en lugar de realizar inventarios físicos de todo el almacén. Esto nos permitirá contar con mayor frecuencia los productos de alta rotación que los artículos de menor desplazamiento y darle la vuelta al almacén completo cada cierto tiempo, con lo que detectaremos oportunamente cualquier faltante o artículos en ubicaciones incorrectas.

Adicionalmente, si manejas grandes volúmenes de mercancía o distribuyes constantemente desde un almacén central a otras bodegas, es muy recomendable que tu WMS sea capaz de administrar notificaciones anticipadas de envío (ASN o Advanced Shipping Notices). Una ASN es un documento similar a una lista de empaque que contiene información detallada de una entrega y especifica los bienes o artículos contenidos en cada caja, de manera que el receptor puede prepararse para recibirlas. Esto significa que si realizas un traspaso, el almacenista que recibe podrá ingresar la mercancía sin necesidad de abrir cada caja en el momento, ya que sólo registrará el número de la ASN y el sistema contabilizará cada uno de los artículos que están entrando al almacén, ahorrando mucho tiempo en el proceso de recepción.

Te recomendamos analizar detenidamente los tiempos de operación de tu almacén para que puedas determinar si tu sistema de control de inventarios sigue siendo suficiente o requieres funciones más avanzadas como las que un WMS te puede dar.