Uno de los principales retos de cualquier responsable de Almacén es determinar cuánto producto debe tener en existencia en sus almacenes, esto es, cuáles son los niveles mínimos y máximos que le permitirán mantener un equilibrio entre los requerimientos de Ventas y las necesidades de Finanzas: mientras los primeros desearían un stock inagotable que siempre les garantizara el abasto a sus clientes, los segundos desearían no tener producto almacenado para evitar costos de renta, servicios y personal.

Para determinar estas cantidades existen diferentes métodos, la mayoría de los cuales se basa en los siguientes conceptos:

  • Stock mínimo se refiere a las unidades que deben estar disponibles para nuestros clientes, de manera que, si la venta se mantiene en lo presupuestado, se pueda cubrir la demanda
  • Stock de seguridad se refiere a las unidades que deben mantenerse en almacén para afrontar variaciones en la demanda o en el abastecimiento. Algunas fuentes incluyen el stock mínimo dentro del stock de seguridad, mientras que otras lo definen como unidades extra.
  • Stock máximo es el volumen más grande de producto que podrías tener en tu almacén en cualquier momento y que garantizaría el abasto. Es el ideal que cualquier empresa desearía tener siempre, si no fuera, por supuesto, por los costos y la capacidad de almacenamiento. Sin embargo, si los costos de almacenamiento y el espacio requerido son relativamente bajos y los descuentos por volumen de tus proveedores son atractivos, podría resultarte más útil trabajar con stocks máximos que con stocks mínimos, todo depende de tu mercado en particular.

Cálculo de los stocks

Así como hay diferencias en la definición de los stocks según la fuente, también hay muchas fórmulas distintas para calcularlos. Aquí se indican las que se consideraron más sencillas y fáciles de aplicar. Los valores deben estar en la misma unidad de tiempo, por lo regular en días.

Stock Mínimo = (Tiempo de Entrega Habitual del Proveedor) x (Consumo Promedio)

Stock de Seguridad = Stock Mínimo + Mínimo de Seguridad,

entendiendo este mínimo de seguridad como las unidades extra que permitirán cubrir las variaciones, es decir:

Mínimo de Seguridad = (Tiempo de Entrega con Retraso – Tiempo de Entrega Habitual) x (Consumo Promedio)

Por lo tanto:

Stock de Seguridad = Stock Mínimo + (Tiempo de Entrega con Retraso – Tiempo de Entrega Habitual) x (Consumo Promedio)

Este escenario considera una demanda más o menos estable, donde el principal factor de variación está dado por los tiempos de entrega. Si tu demanda varía dramáticamente de un mes a otro o incluso de un día a otro, puedes calcular tu inventario de seguridad a partir de la demanda, considerando la desviación estándar de la misma y el nivel de servicio que debes dar a tus clientes –a mayor nivel de servicio, menor probabilidad de desabasto-.

Stock Máximo = (Tiempo de Entrega Habitual del Proveedor) x (Consumo Promedio) + Stock Mínimo = Stock Mínimo * 2

Ejemplo: Si tenemos un artículo con un consumo promedio diario de 50 unidades y el proveedor tarda normalmente 5 días pero podría extenderse hasta 8, el stock mínimo será de 5 x 50 = 250 unidades, el stock de seguridad será de 250 + (8 – 5) x 50 = 400 unidades y el stock máximo será de 250 x 2 = 500 unidades

Adicionalmente, es importante determinar el nivel de inventario donde debes colocar una nueva orden de compra a tu proveedor, conocido como punto de reorden:

Punto de Reorden = (Tiempo de Entrega Habitual del Proveedor) x (Consumo Promedio) + Mínimo de Seguridad = (5 x 50) + (8 – 5) x 50 = 400 unidades

Observa que, si nuestro proveedor fuera 100% confiable y no tuviéramos desviaciones en la demanda, el stock mínimo, el de seguridad y el punto de reorden serían el mismo, iguales al tiempo de entrega del proveedor multiplicado por el consumo promedio diario (250 unidades). Pero sabemos que en la vida real esto no sucede así.

Cálculo del espacio

Por último, partiendo del stock máximo calculado, es recomendable determinar el espacio físico requerido en almacén, el cual podemos calcular con las dimensiones físicas del producto.

Ejemplo: si nuestro artículo viene en cajas de 24 de piezas con dimensiones de 50 x 30 x 30 cm requeriremos como mínimo un espacio de (500 piezas / 24 piezas x caja) x 0.50 x 0.30 x 0.30 = 0.9375 m3. Esto significaría en teoría que si nuestras ubicaciones de almacén miden 1 x 1 x 1 m, podríamos destinar una sola ubicación para este producto.

Sin embargo, si analizamos la disposición de las cajas en la ubicación, tendremos que el máximo de cajas en almacén será de (500 / 24) = 20.83, es decir, 21 cajas. Si la estiba lo permite, podríamos poner en una ubicación hasta 18 cajas (3 de frente, 3 de estiba y 2 de fondo), con lo cual nos daremos cuenta de que requeriremos más de una ubicación para nuestro producto.

Por último, ¿cada cuánto tiempo debemos revisar estos cálculos? Bueno, eso dependerá de la estacionalidad de tu demanda, y ni siquiera tiene que hacerse para todos los productos al mismo tiempo. Dale prioridad a los productos de mayor rotación y volumen: si su demanda se mantiene más o menos estable durante 9 meses y luego sube durante los otros 3, sólo tendrás que recalcular stocks 2 veces al año, antes de que se presente cada una de estas etapas.

Recuerda ajustar tus niveles óptimos con tiempo suficiente para ingresar las órdenes de compra y que los productos lleguen oportunamente.

Fuentes:
https://www.asgestion.com/calculo-del-stock-de-seguridad/
http://www.boletin.upiita.ipn.mx/index.php/ciencia/495-cyt-numero-38/148-gestion-de-inventarios
https://gbjorge.wordpress.com/2010/10/17/calculando-el-mnimo-mximo-y-punto-de-orden-de-compra/
https://clickbalance.com/blog/contabilidad-y-administracion/como-aplicar-el-punto-de-reorden-en-tu-empresa/
https://es.slideshare
https://es.slideshare.net/joelmtz14/mximos-y-mnimos-35321877.net/joelmtz14/mximos-y-mnimos-35321877