Hace apenas tres años, este exitoso distribuidor de teléfonos celulares enfrentaba dificultades para controlar adecuadamente sus inventarios. Hoy operan siguiendo las mejores prácticas para brindar a sus clientes el mejor servicio.

Mobile Solutions México inició en 2009 la distribución de equipos para uno de los operadores de telefonía celular más grandes del país. Con varios puntos de venta en todo el territorio nacional, el envío periódico de los aparatos desde el centro de distribución a las distintas sucursales hizo necesario llevar un registro detallado de cada movimiento y número de serie, especialmente por tratarse de mercancía de alto valor.

Sin embargo, los registros se llevaban en archivos de paquetería de oficina, lo que hacía la información más susceptible de contener errores, por lo general originados al momento de capturar la información en estos archivos sin ningún tipo de validación. Debido a esto, de manera relativamente frecuente se presentaban inconsistencias en los inventarios, ya fuera porque se entregaban a los clientes equipos con números de serie distintos a los registrados o porque se les ofrecían equipos o modelos que según el inventario teórico estaban en almacén, pero que no tenían existencias físicas.

La comunicación entre el Corporativo y las sucursales tampoco resultaba muy efectiva: como las listas de precios se enviaban a las sucursales vía correo electrónico y debían cambiar constantemente, era común que los ejecutivos no las recibieran oportunamente y dieran a los clientes precios distintos para un mismo equipo.

mobile-solutions-logoMobile Solutions decidió entonces apostar por un sistema ERP que les permitiera administrar más eficientemente sus recursos y la operación de sus puntos de venta, aunque el proceso no sería sencillo. Por un lado, se debió realizar un exhaustivo proceso de “limpieza” de la información, revisión de artículos, precios y existencias para alimentar el nuevo sistema. Por el otro -y esto supuso un reto un mayor- debían convencer a los ejecutivos de venta de utilizarlo correctamente.

Al principio, el personal de las sucursales manifestó que los nuevos procedimientos les resultaban complicados y les quitaban tiempo, por lo que fue necesario elaborar y ejecutar un plan de gestión del cambio orientado principalmente en dos ejes: capacitar a los ejecutivos en la utilización del ERP y demostrar las ventajas de utilizarlo.

Tras algunos meses de seguimiento continuo, el esfuerzo rindió frutos. El personal de las sucursales empezó a ver claramente el beneficio del cambio y a reconocer la importancia de contar con datos confiables para atender mejor a sus clientes y facilitar sus propias actividades. Una vez que se implementaron completamente los nuevos procesos, la comunicación entre las áreas y la calidad de la información mejoraron considerablemente.

Luis Ventura, Líder de Proyecto en Mobile Solutions, considera que la clave del éxito consistió en estrechar la comunicación entre el Corporativo y las sucursales. “Tenemos gente muy valiosa, el mejorar la comunicación con nuestros ejecutivos fue fundamental para poder lograr el cambio”.

¿Qué recomendarías a otras empresas en una situación similar a la que vivió Mobile Solutions hace unos años?

Que inviertan en un sistema ERP como Next Cloud, que ha sido básico para ordenar y controlar nuestros inventarios, precios e información de ventas, pero sobre todo que aseguren una comunicación adecuada y oportuna entre todas las áreas y todos los colaboradores.