¿Para qué controlamos inventarios? La respuesta puede parecer muy obvia, pero a veces perdemos de vista que la finalidad de un buen control de inventarios es minimizar los costos para incrementar nuestras utilidades.
Es decir, para controlar un inventario no basta asegurar que cuadran las existencias teóricas con las reales para detectar y evitar el “robo hormiga”. El principal ahorro que puede tener una empresa está en mantener un nivel óptimo de inventarios, es decir, encontrar el punto en que no hay un exceso de productos que nos eleven los costos de almacenamiento, pero tampoco corremos riesgo de perder venta por falta de existencias.
¿Cómo encuentro el nivel óptimo de inventario?
El cálculo de un nivel adecuado puede ser tan complejo como realizar “regresiones cuantílicas” y otros términos igualmente rimbombantes que nos demandarían desempolvar nuestros libros (al menos a los que aprendimos “a la antigua”), o tan sencillo como utilizar conceptos y matemáticas básicas que nos darán bastante certeza en nuestra estimación, sin necesidad de invertir demasiado tiempo en el análisis.
Los datos básicos que requerirás para hacer una buena estimación de tus niveles óptimos de inventario son:
1. Nivel de ventas
Tenemos que empezar por tener registros, no solo de las existencias, sino de la rotación mensual o semanal de cada producto. Debemos recordar que las salidas de almacén de los artículos dependen principalmente de la venta, pero también de productos que utilizamos para muestra, degustación u obsequios. Todas las salidas deben ser registradas para que podamos contar con información real.
2. Periodo de producción del artículo o plazo de entrega del proveedor
Una vez teniendo claro cuánto producto vendo o consumo en un tiempo dado, debemos considerar el tiempo que tarda el proveedor para resurtir el producto o, si eres productor, el tiempo que toma una orden de producción en estar lista (ya sumándole el mayor de los tiempos de entrega de cada uno de los insumos).
De este modo podrás estimar cuál es la cantidad mínima que debes tener de cada artículo en el almacén para surtir los pedidos de tus clientes, en tanto produces o compras más mercancía.
Ejemplo: La venta promedio mensual de un artículo es de 2000 unidades al mes, esto es, 500 por semana. Si el proveedor tiene un tiempo de entrega de 2 semanas, el mínimo que debes mantener en tu almacén es de 1000 unidades y tan pronto alcances ese valor debes colocar una orden a tu proveedor. Este valor se conoce como punto de reorden.
3. Estacionalidad
Si tus ventas tienen una estacionalidad marcada, será importante además que consideres que el inventario mínimo en un mes podrá ser distinto a otro. Tener este dato te ayudará a prever tus compras con la anticipación adecuada.
Ejemplo: En los meses de noviembre y diciembre, la venta alcanza las 3000 unidades en tanto que en febrero es de 700. Esto significa que a mediados de enero tu punto de reorden bajará a 350 unidades (para que puedas cubrir como mínimo la venta de las dos semanas que tarda tu proveedor), pero en octubre deberás fijarlo en 1500.
4. Inventario de seguridad
Por último, aplica un margen de seguridad para evitar la venta perdida por desabasto. Ese margen de seguridad por supuesto puede ser distinto para cada producto, dependiendo del crecimiento que esperes en tus ventas, la confiabilidad de tu proveedor, la facilidad para sustituir el producto o conseguirlo de algún otro modo distinto al habitual, las tendencias del mercado, etc.
Puedes empezar con un margen de seguridad conservador e irlo ajustando conforme tengas mayor información que te permita hacer proyecciones de ventas más acertadas.
Ejemplo: Partiendo de las 3000 unidades de venta promedio en los meses de diciembre y estimando un crecimiento del 10% para este año, resultan 3300 unidades. Sin embargo, considerando que el artículo es importado y en tu experiencia los trámites aduanales llegan a retrasarse algunos días en esa temporada, podría ser recomendable protegerte del desbasto con una semana más de inventario, es decir 825 unidades más.
En resumen, podrás encontrar una enorme variedad de técnicas y metodologías más o menos complejas para determinar tu nivel óptimo de inventarios y reducir tus costos al mínimo. Entre más información tengas, podrás seleccionar métodos más complejos y acertados, sin embargo cuida que los cálculos que realices no sean tan complicados que la inversión de tiempo sobrepase los beneficios de una mayor precisión.
En cualquier caso, lo más importante es partir de información confiable y certera.
NEXT CLOUD 
muy claro
Me gustaMe gusta